想像一下，一個(gè)白領(lǐng)身兼50家公司的前臺(tái)秘書(shū)，要分別幫他們接聽(tīng)電話(huà)、收發(fā)傳真、安排會(huì)議室……會(huì)忙成什么樣子？然而，對(duì)張梅(化名)來(lái)說(shuō)，這些不過(guò)是她每天都要面臨的工作。時(shí)下，在成都黃金地段的高檔寫(xiě)字樓，隱藏著一間間神秘辦公室———專(zhuān)業(yè)的前臺(tái)服務(wù)、辦公設(shè)備齊全、專(zhuān)職秘書(shū)替你接電話(huà)、收發(fā)傳真……只要每月花上幾百元，公司就可以在這里擁有自己的辦公室。

這，就是在歐美被稱(chēng)作virtual office的虛擬辦公室，目前正在成都悄然走紅……

它是咋回事

virtual office虛擬辦公室最早起源于日本，其運(yùn)作模式是以辦公室出租為核心的“辦公室外包”服務(wù)，包括為租賃者提供辦公場(chǎng)所、辦公桌椅、文件柜、會(huì)客室、代收信件傳真、代接電話(huà)等服務(wù)。虛擬辦公室的好處就是以極小的成本，來(lái)獲得體面的公司形象以及較為完善的服務(wù)，而讓創(chuàng)業(yè)者專(zhuān)心從事核心工作。

它有啥優(yōu)勢(shì)

首先，它可節(jié)約高達(dá)60%的辦公室租賃費(fèi)用，不用再購(gòu)置獨(dú)立的辦公設(shè)備，也不用配備專(zhuān)職的前臺(tái)接待、秘書(shū)、書(shū)記員等。

其次，它是一個(gè)提高效率的好方法，你可以不為一些無(wú)關(guān)的電話(huà)或推銷(xiāo)員上門(mén)之類(lèi)的瑣事打擾，可以更專(zhuān)注地工作。

一個(gè)虛擬辦公室的前臺(tái)秘書(shū)

最忙時(shí) 為50個(gè)公司做前臺(tái)秘書(shū)

今年26歲的張梅(化名)，是一家提供虛擬辦公室公司的前臺(tái)秘書(shū)。最忙時(shí)，她以50個(gè)公司的前臺(tái)身份，幫客戶(hù)接聽(tīng)電話(huà)、安排會(huì)議室等?！斑@么多公司，應(yīng)變多種身份，你如何做到不出錯(cuò)？”對(duì)此，張梅指著電腦說(shuō)：“這都靠它提示啦?！痹瓉?lái)他們靠的是一款識(shí)別軟件，成都商報(bào)記者當(dāng)即體驗(yàn)了一下該軟件：在得到一套該公司提供的用戶(hù)名、登錄密碼、專(zhuān)屬的電話(huà)號(hào)碼后，記者登錄該公司網(wǎng)站，通過(guò)用戶(hù)名和密碼登錄管理系統(tǒng)，隨意設(shè)定了公司的名稱(chēng)、業(yè)務(wù)范疇、轉(zhuǎn)接的手機(jī)號(hào)碼，并要求前臺(tái)在接電話(huà)時(shí)先用英文說(shuō)：“新年快樂(lè)?！比缓螅瑩艽?qū)俚碾娫?huà)號(hào)碼，前臺(tái)的電話(huà)響起，電腦屏幕顯示出成都商報(bào)記者記者登記的信息和電話(huà)接聽(tīng)要求。當(dāng)客戶(hù)在電話(huà)里咨詢(xún)具體業(yè)務(wù)問(wèn)題時(shí)，她會(huì)回答：“我們這里只負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)接電話(huà)，如果您有疑問(wèn)請(qǐng)直接和某總溝通，可以嗎？”

此外，“一些客戶(hù)會(huì)自己上門(mén)，然后就問(wèn)請(qǐng)問(wèn)這里是不是某某公司?！睆埫氛f(shuō)，這時(shí)反應(yīng)一定要快，迅速把會(huì)員單位在腦子里過(guò)一遍，然后作出應(yīng)答。在這家公司，1個(gè)專(zhuān)職秘書(shū)要為50個(gè)虛擬辦公室服務(wù)，業(yè)務(wù)繁忙時(shí)常臨時(shí)招人。“這也是有訣竅的，當(dāng)客人說(shuō)出某公司的名稱(chēng)時(shí)，為保險(xiǎn)起見(jiàn)我們通常會(huì)在電腦上用關(guān)鍵字查詢(xún)?！倍?dāng)每個(gè)虛擬用戶(hù)結(jié)束合同時(shí)，原來(lái)分給他們的電話(huà)就成了空號(hào)。而收發(fā)傳真，則不用前臺(tái)親自動(dòng)手，可通過(guò)軟件將傳真內(nèi)容直接轉(zhuǎn)發(fā)到各公司的郵箱里。

為防止服務(wù)質(zhì)量受影響，公司要求她們每人只擔(dān)任50個(gè)虛擬辦公室的秘書(shū)?！疤摂M辦公室會(huì)員的流動(dòng)性比較大，目前還掛靠在她們公司的會(huì)員只有一百多個(gè)?！睆埫氛f(shuō)，她平均每天會(huì)接外線電話(huà)20個(gè)左右。此外，她們還要接內(nèi)部的電話(huà)，比如某個(gè)客戶(hù)需預(yù)定會(huì)議室之類(lèi)。

一個(gè)生意紅火的新興行業(yè)

生意好 辦公室年后才能預(yù)約

據(jù)了解，“虛擬辦公室”從位于成都市中心的高檔寫(xiě)字樓時(shí)代廣場(chǎng)，到位于府南河畔的錦江國(guó)際商務(wù)酒店，再到香格里拉寫(xiě)字樓，正逐步擴(kuò)大市場(chǎng)范圍，也被越來(lái)越多的創(chuàng)業(yè)者接受。大部分虛擬辦公室租賃方具備正規(guī)的審核程序，要求求租者提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、法人代表的身份證等證件。如經(jīng)辦人不是法人，需要出具法人的委托書(shū)。

在成都，不乏實(shí)力雄厚的虛擬辦公室提供商，例如雷格斯集團(tuán)，該公司在全世界400個(gè)城市有950個(gè)辦公地點(diǎn)，在曼哈頓就有16座辦公樓。“虛擬辦公室刮起了一股商務(wù)新風(fēng)尚，在國(guó)外非常流行。在成都，我們的客戶(hù)七成以上是外國(guó)公司，但這種格局一定會(huì)慢慢被打破?！睍r(shí)代廣場(chǎng)雷格斯的張經(jīng)理說(shuō)。

來(lái)自香港的Wendy說(shuō)，她在雷格斯租下了一間單人辦公間?！艾F(xiàn)在辦事處就我一個(gè)人，租了這里不需要裝修、買(mǎi)傳真機(jī)、雇辦公人員，拎著手提電腦和公文包就足夠了，其他的事商務(wù)中心全部包了。”

全球連鎖的世服宏圖商務(wù)中心于2008年入駐成都，是成都市最早的虛擬辦公室提供商之一。上千平方米的辦公區(qū)被分隔出50多間獨(dú)立辦公室。前臺(tái)、休息區(qū)、茶飲區(qū)，辦公設(shè)備使用區(qū)是公用區(qū)域，裝修豪華氣派。 “我們受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的員工會(huì)保證客戶(hù)不會(huì)錯(cuò)過(guò)任何一個(gè)電話(huà)。按照電腦提示信息接聽(tīng)電話(huà)，萬(wàn)無(wú)一失。為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，我們會(huì)要求客戶(hù)提供公司的各種證件?！痹撝行牧谓?jīng)理說(shuō)，“我們不會(huì)說(shuō)謊話(huà)，也不會(huì)損害客戶(hù)的利益。我們會(huì)告訴客人某某公司確實(shí)在這里辦公，但不對(duì)其實(shí)力進(jìn)行吹噓。”廖經(jīng)理說(shuō)。

時(shí)下正值年底，成都的虛擬辦公室生意很是紅火?？迫A北路62號(hào)力寶大廈南塔15F的CAP Offices，前臺(tái)小姐表示，“我們的虛擬辦公室已經(jīng)滿(mǎn)了，要等到年后才能預(yù)約。”而在雷格斯和宏圖兩家公司，辦公室的入駐率都在90%以上，原則上要提前一天預(yù)約。對(duì)小公司來(lái)說(shuō)，虛擬辦公室最大的好處就是企業(yè)形象。同時(shí)這些提供商的信譽(yù)也讓客戶(hù)們感到安心。與此同時(shí)，一些民營(yíng)公司也在嘗試推出類(lèi)似的業(yè)務(wù)模式。

一個(gè)租虛擬辦公室的女老板

有客戶(hù) 臨時(shí)“征用”奢華辦公室

30歲的Sune小姐，在成都經(jīng)營(yíng)一家心理咨詢(xún)公司。1年前，當(dāng)她回國(guó)創(chuàng)業(yè)時(shí)，發(fā)現(xiàn)成都也有虛擬辦公室的服務(wù)時(shí)，很是興奮。如今，在Sune的名片上，她的辦公地點(diǎn)是成都市濱江東路香格里拉寫(xiě)字樓18層。每月，Sune小姐支付450元，得到一個(gè)專(zhuān)門(mén)的電話(huà)號(hào)碼和傳真號(hào)后，租賃方的秘書(shū)會(huì)為她接電話(huà)，然后將電話(huà)轉(zhuǎn)到她的手機(jī)。平時(shí)，她的辦公地點(diǎn)，其實(shí)是在家里。

“您好，這里是Sune的心理咨詢(xún)公司，請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到您？”前臺(tái)小姐接到咨詢(xún)電話(huà)，會(huì)按照她的吩咐用中英文雙語(yǔ)問(wèn)候，然后把電話(huà)轉(zhuǎn)到她的手機(jī)。每當(dāng)有客人需要做心理咨詢(xún)時(shí)，Sune小姐都會(huì)“征用”一間奢華溫馨的辦公室，前臺(tái)會(huì)把客人帶到Sune面前，“做一次咨詢(xún)通常是2小時(shí)，我會(huì)多租用半小時(shí)，提前等客戶(hù)然后晚點(diǎn)走?！辈杷畯d內(nèi)，有著各種免費(fèi)和收費(fèi)的飲料。只要輸入用戶(hù)名和密碼，Sune就可使用高檔的打印機(jī)和碎紙機(jī)。

Sune不擔(dān)心客人悄悄地前去“打探”，訓(xùn)練有素的前臺(tái)會(huì)告知對(duì)方：“Sune現(xiàn)在不在，我?guī)湍愦螂娫?huà)通知她。”“和國(guó)外相比，我覺(jué)得成都的虛擬辦公室租賃方服務(wù)更貼心，很好溝通?！彼f(shuō)。

成都虛擬辦公室租賃的3種模式

第一種是虛擬辦公，每月會(huì)員費(fèi)數(shù)百元，不提供辦公位，但可使用該公司的地址，印在名片上或?qū)ν庑麄髻Y料上，也可使用該公司電話(huà)號(hào)碼等，每月提供2個(gè)小時(shí)的辦公會(huì)議時(shí)間，免費(fèi)使用公司會(huì)議室。

第二種是租賃辦公位，在前者的基礎(chǔ)上，公司提供2張辦公桌及電腦等設(shè)備，使用時(shí)間不限。

第三種是真正的租賃辦公間，“會(huì)議室”仍公用。

臨時(shí)租用“虛擬辦公室” 應(yīng)到工商部門(mén)登記備案

市工商局注冊(cè)分局黃副局長(zhǎng)表示，根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，公司如果需要變更公司地址的，應(yīng)到工商部門(mén)申請(qǐng)變更登記，否則違法行為一經(jīng)查實(shí)將無(wú)法通過(guò)年審。如果創(chuàng)業(yè)者臨時(shí)租用“虛擬辦公室”進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)，應(yīng)持租賃合同到所屬轄區(qū)的工商部門(mén)進(jìn)行登記備案，否則一經(jīng)核實(shí)將視作無(wú)照經(jīng)營(yíng)給予處罰。同時(shí)，若公司無(wú)固定辦公地址，無(wú)法取得企業(yè)登記注冊(cè)。若注冊(cè)公司提交虛假材料，一經(jīng)調(diào)查核實(shí)將受到嚴(yán)厲處罰。